为了保证电算化工作的顺利开展，切实做到核算工作合法、科学、规范、准确、及时、安全，使本单位的财务工作适应经济管理体制改革的需要，特根据《会计法》、财会制度及会计电算化有关规定制定如下管理制度：

　　第一部分  会计电算化岗位责任制

　　为了使会计电算化工作沿着健康严谨的轨道运行，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制定如下会计电算化岗位责任制。

　　会计电算化管理岗位设置：

　　以计算机替代手工帐后,应设会计电算化数据管理及系统管理、审核岗、会计制单岗、财务出纳岗、档案管理岗。

　　会计电算化数据系统管理岗：

　　由计财处长指定人员进行专人管理：制定本单位会计电算化发展规划及电算化管理制度；执行操作人员的管理和计算机档案输入、输出工作，配合会计主管及时准确、科学合理地设立账套，正确分配财务上机操作人员的使用权限，负责协调对日常计算机网络的维护，保证计算机硬件、软件的正常运行；对一级账务进行全面管理和一级财务电算化的具体实施；对计算机硬件、会计软件的应用和电算化管理提出建议。
报告计算机系统故障，并采取相应的处理措施 ，如遇重大的系统运行故障必须填写故障报告单，及时报告主管财务的领导。

　　审核岗: 

　　由财务负责人兼任。负责审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；审核制单岗输入的凭单是否正确，凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否正确，借贷是否平衡。如发现哪项不合要求，退回制单岗进行修改。鉴于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。
对单位会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用进行决策，负责会计核算工作的全面管理和电算化的具体实施，提出实现会计电算化的方法步骤，对计算机硬件、软件的应用进行决策，指导、检查、考核各岗位执行规章制度的情况，保证会计电算化工作的正常、健康发展。

　　会计、制单岗：

　　负责财务账目的会计核算工作。负责其账目的电算化具体实施，负责原始单据审核、整理，录入记账凭证，负责凭证、账簿、报表的打印、装订、存档及会计数据的备份、存档。

　　财务出纳岗：

　　负责现金、银行收付业务，到银行取款时与保卫人员配合，防止意外发生。出纳员根据制单岗转来的记账凭证，复验确认无误后，由领款人签章后付款，并在原始凭证加盖现金收、付讫章和出纳员人名章；每日将所收支票和现金及时送银行入账，不得坐支现金；开出支票正确填写日期、用途、限额，及时清理支票存根及报销发票，对收据、发票加盖收、付讫章，每日结出库存金额，编制银行日报表，并与机制日报表核对，做到账账相符、账实相符，银行账要定期与银行对账单进行核对，并编制银行余额调节表，对未达账项要及时查明原因，补记账，确保日记帐登记准确无误。出纳员不得实施录入工作和会计档案保管。
 
　　档案管理岗：

　　执行系统管理员对本岗位工作的具体规定、要求。对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、账、报表等要及时备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对单位会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点；对购置或自行开发的会计软件的软件文本要作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档。注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向会计主管报告并负责操作记录的整理装订，归档。

　　第二部分  会计电算化操作管理制度

　　为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。

　　操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员。计算机操作员上机操作必须遵循的原则：

　　（一）严格管理会计软件的操作内容和权限，由指定专人定期更换密码，未经人不得操作会计软件。
　　（二）严格按照操作权限和程序进行会计数据的录入。
　　（三）操作结束时必须要及时保存，防止数据丢失。
　　（四）操作员离开机房前，应执行相应命令，按程序逐步退出操作并关闭计算机和电源。
　　（五）必须由专人保存必要的上机操作记录，用以记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
　　（六）要由专人定期备份数据，并打印保存会计资料。

　　第三部分  会计电算化硬件管理制度

　　一、硬件设备配置情况：会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机服务器、各工作站主机、显示器、打印机、电源等。
　　二、会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用，其他部门一般不得使用或借用，确需使用时必须经财务部门有关负责人批准，并确认不影响会计电算化的正常工作，操作使用硬件时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。
　　三、任何人员不得将电算化设备用于游戏、个人文字处理和对外服务。
　　四、会计电算化硬件设备必须定期维护，此项工作由系统维护人员负责进行，一般于每月月末全面检查一次，并作好检查记录。以保证计算机正常运行。
　　五、计算机硬件出现故障时要及时维修排除，确保会计电算化工作正常进行。

　　第四部分  会计软件和数据管理制度

　　一、会计软件是用于完成会计业务处理的软件及有关资料。
　　二、要确保会计数据和会计软件的安全保密，任何人不得非法修改和删除会计数据和会计软件。
　　三、会计软件程序确需修正或软件升级更换的要申报厅主管领导审批，并在升级或更换过程中由有关人员监督，确保会计数据的连续性和安全性。
　　四、会计软件升级更换由供应商实施，会计数据的更正和恢复一般由系统管理员负责，维护人员事实会数据更正和恢复时必须作好详细记录。
　　五、任何人不得随意在装有会计数据的计算机上装入和操作其它于与之无关的软盘和程序。以防止计算机病毒破坏会计数据。

　　第五部分  会计电算化软件维护管理制度

　　为了保障会计软件的正常运行，加强会计软件的管理，特制定本制度：

　　一、会计软件配置情况

　　会计核算软件是用于完成会计业务处理的软件及其有关资料。

　　按照分步实施的方针我校财务部门先后配备了工资核算系统软件、通用账务处理软件、会计决算报表软件等商品化软件，上述软件已通过了国家财政部评审。

　　二、会计软件的维护与管理

　　1、会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所需的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作，由于财务部门应用上海科发公司的商品软件，程序修正和会计软件参数的调整一般由上海科发公司实施，会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护作业，维护人员实施数据更正与恢复时必须作好详细记录。
　　2．程序修正与会计软件数据调整手续：
　　（1）操作使用人员在实际工作中发现“上海科发财务软件”的原设计功能未正常实现时，立即作详细记录后报告系统管理员。
　　（2）系统管理员对科发公司提出程序修正和会计软件参数调整要求。
　　（3）财务部门在收到科发公司修正程序或调整参数后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行，测试后才能交操作使用人员运行。
　　3．会计数据的修正与恢复：
　　（1）会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员或科发公司专业维护人员负责，其他操作人员均不得进行维护操作。
　　（2）由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作予以修正。
　　（3）下述情况维护人员才能实施数据修正操作：
　　A．未录入年初余额或年初余额未平衡但已记账。
　　B．记账时中断。
　　C．错误操作引起的数据错误。
　　（4）一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据的恢复操作。
　　（5）数据修正与恢复的程序：
　　A.系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求。
　　B.系统维护人员在系统管理员或会计主管人员的指导下修正或恢复会计数据。
　　C.系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确保准确无误后通知操作使用人员。
　　4.会计软件的管理：
　　（1）财务部门在获得会计软件后必须做好多套软盘备份，并分别存放在档案室，机房和财务人员办公室的专用铁框内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理；存放在其他处的备份软件由数据管理员统一保管。
　　（2）用于操作的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。

　　三、安全与保护

　　1．财务部门必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作。
　　2．操作人员运行的会计软件必须是经过编译的，会计数据文件存放的子目录必须设有密码。     3．应根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。

第六部分  电算化会计档案管理制度

　　为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订本规定：

　　（一）单位应根据账簿数据做到准确编制或由计算机生成会计报表，报表格式由财政部门或主管部门统一设计和认可。
　　（二）报表编制要求数据真实，计算准确，内容完整，手续齐备，做到账证、账账、账表、表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管财务的领导，会计主管和制表人员签名盖章。
　　（三）电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿和会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。     由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。 磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总账数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细账、记账凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。
　　（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份，每月备份不得少于一次。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删改硬盘和备份软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。
　　（五）必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用封条签封，由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储，硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。
　　（六）会计数据的备份及自行开发源程序的备份分别在三个地点以上（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室），应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。
　　（七）磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和硬盘清理等，由系统管理员专职执行并对硬盘档案的安全和正确负责。
　　（八）实现会计电算化后，直接使用机制记账凭证，将原始单据附在机制记帐凭证后面，按日期汇总装订成册，定期归档。
　　（九）定期打印出各种总帐、明细帐、多栏帐、序时帐、日记帐，填写经管人员一栏表，粘贴封面、封底，装订成册归档管理。
　　（十）打印出的月、季、年度报表，分别装订，粘贴封面、封底，盖齐印章后归档管理。